תיעוד ומעקב אחר פגישות עבודה
על מנת לקבל החלטות בצורה יעילה ולעקוב אחר ביצועי הארגון שלך באופן צמוד, קיומן של פגישות עבודה באופן קבוע הוא נוהל הכרחי. עם זאת, קיום הפגישה הוא רק הצעד הראשון. כדי ליישם את התכנים שעלו בפגישה ביעילות ולשתף את כלל הגורמים הרלוונטיים בהחלטות ובאתגרים שעלו בפגישה כדי שיוכלו לספק לה מענה, נדרש פתרון מתקדם.
סיימפרה מאפשרת לך לשפר באופן משמעותי את התקשורת הפנים ארגונית שלך גם בהיבט הזה. בעזרת כלי פגישות העבודה יהיה באפשרותך לשמור פרוטוקולים של פגישות במערכת ולשתף אותם עם הגורמים הרלוונטיים. לא משנה אילו החלטות התקבלו, ניתן יהיה לערוך תחקור מקיף של נושאי השיחה וההחלטות שהתקבלו וליישם אותן על ידי בניית משימות מתוך תוכן הפגישה.
רישום נוח ומפורט
במקום להסתבך עם רשימות תפוצה בדוא"ל, בהן לרוב נקברים סיכומי הפגישות הנשלחים תחת עומס המידע, כל התוכן מרוכז במקום אחד ומקוטלג על פי פרטים על מנת להקל על תהליך החיפוש.
ניתן להזין נתונים מפורטים עבור כל פגישה במערכת ולהגדיר את מטרתה, הנושאים הנדונים, המיקום, שמות ומספר המשתתפים ואופי המשתתפים (לאילו מחלקות הם משתייכים והם הם נמנים עם עובדיך) והתקופה בה תורשה הגישה לתוכן. בנוסף ניתן יהיה לפרט את ההחלטות שהתקבלו ואת העובדים בארגון שלך האמונים על יישומן.
גישה מהירה ונוחה לסיכומי הפגישות
באמצעות כלי פגישות העבודה של סיימפרה, תמיד ניתן יהיה לחזור לכל פגישה שלך ודבר לא ייאבד עוד. ניתן למצוא כל פרוטוקול בקלות ולצפות בתצוגה מקדימה בפרטים שונים כמו המשתתפים בפגישה, הנושא, המיקום, הנושאים על סדר היום והיבטים רבים אחרים.
את כל אחד מהסיכומים, ניתן לשלוח בקלות להדפסה ולשמור כ-PDF או מסמך Word.
תיעוד מאובטח עם גישה מוגבלת
כדי להבטיח שרק הגורמים הרלוונטיים יהיו מעורבים בנושאים הנדונים ובקבלת ההחלטות בשטח, ניתן לנהל הרשאות גישה לכלי ולהגדיר בדיוק למי יהיה זמין המידע. כך, במקום קלסר או תיקיה הפרוצים לכל אדם, יש לך מאגר מידע המיועד אך ורק לעיניים הנכונות. בנוסף, הרשם המופקד על ניהול הפגישה רשאי לנעול את הסיכום ולמנוע מכל גורם לבצע בו שינויים לאחר מכן.