עשרה כללים לניהול ידע ארגוני

הפתרון הינו שימוש במערכת מידע.

1. מערכת הכוללת כמה שיותר מעובדי הארגון מגבירה את שימור הידע הארגוני ושקיפות המידע.

   כל המידע מצוי במקום אחד ללא צורך לחפש את המידע בתיקיות שונות במחשב או ,רחמנא ליצלן, על פתק שכתבנו על שולחן העבודה במשרד.

   מתודולוגיית עבודה של תקשורת ארגונית ממוחשבת להעברת מידע חשובה לניהול הידע, שמירתו והיכולת למצוא אותו בקלות. המידע מפסיק להיות רק אצל אנשים פרטיים אלא בשימוש כלל הארגון.

2. העברת משימות הארגון בוואטסאפ פוגעת בשמירת הידע הארגוני, היות והמידע נשמר בטלפון הפרטי של המשתמש ולא מקדם את התקשורת הארגונית.

   איי המידע אינם זמינים לכלל העובדים וקשה מאוד לאחזר את המידע. וואטסאפ פשוט לא בנויה לכך, אלא להעברת מסרים מיידיים בין חברי קבוצה.

3. אחזור מידע ממייל, אינו דרך להתנהלות וחיפוש מידע.

   הודעת דואר אלקטרוני נשמרת רק אצל מקבלי ההודעה, שקיפות אינה קיימת ואחזור המידע מוגבל ומיועד רק למי שקיבל את ההודעה ולא לכל הארגון.

   כמו כן קיים קושי להבין ולחפש מידע מהודעה משורשרת.

4. מערכת הנהלת חשבונות אינה משמרת את הידע הארגוני היות ורק אנשי הכספים עובדים בה. היא מכילה רק מידע פיננסי (אולי גם רשימת לקוחות ומוצרים בסיסית), זהו ידע ארגוני דל שאינו הידע המקצועי של הארגון.

   ניהול ידע ארגוני חייב להתבצע במערכת חוצת תהליכים שרוב אנשי הארגון שותפים לגיבוש וניהול הידע.

5. ככל שהשימוש במערכת רב ומקיף יותר כך אנו מזינים נתונים רבים יותר על אופן עבודתנו מבחינת פרוייקטים, משימות, לקוחות, וקבצים המשמרים את הידע הקיים.

   ניהול תחומי עניין רבים של הארגון במערכת יגביר את שימור המידע.

6. שימור הידע בפרויקטים בהליכי עבודה, שהוקפאו או הסתיימו הינו אופטימאלי במערכת מידע. כדי למנוע מצב שתצטרכו לשמוע "אני לא זוכר דבר עם אבי....".

   רק מערכת תשמר את הידע הארגוני כנדרש להפקת לקחים והגברת התחרותיות של הארגון בשוק.

   הפקת לקחים יכולה להתבצע רק בפלטפורמה משותפת הניתנת לצפייה על ידי אנשים שונים שלאו דווקא השתתפו בפרויקט, אולם בעתיד נדרשים לסיים/ לגזור ממנו דפוסי פעולה להתנהלות השוטפת של הארגון.

7. מערכת מאפשרת שמירת מידע במקום רלוונטי, שיתוף עובדים אחרים תוך שמירה על אבטחת המידע.

   כאשר אנו שומרים את כל המידע בתיקיות מחשב קיימת נגישות לכלל העובדים גם אלה ללא הרשאה מתאימה. חיפוש המידע מסורבל מאוד וכמעט ולא ניתן לביצוע.

8. בחירת מערכת ניהול הידע הארגוני חייבת להתחשב בצרכי העובדים, ולכלול ממשק מזמין וזמין בכל מקום תוך תפעול ידידותי ופשוט.

   שיתוף העובדים ורצונם לעבוד במערכת קריטי להטמעת המערכת ומתודולוגיות ניהול הידע.

9. אל תצפו שמחלקת מערכות המידע הארגוני -IT הם אלה שיובילו מהלכים של שימור ידע ארגוני והכנסת טכנולוגיות חדשות לארגון. מחלקות ה IT עסוקות בתפעול שוטף של רשת המחשבים ולא ביעדים אסטרטגיים של שיפור אופן הצגת הידע הארגוני, אחזור המידע, שקיפות המידע וניהול תהליכים ממוחשבים חוצי תפקיד.

10. מערכת סיימפרה, מערכת חכמה ויעילה לשיפור תקשורת ארגונית, מיקוד הידע, חיפוש קל, ניהול מאפייני המוצר ללקוח, הצגת מידע פיננסי רק לבעלי הרשאה, יכולת הפקת לקחים ואחזור מידע מהיר.

    המערכת בזמינות תמידית מכל מכשיר להקפצת יכולת הניהול שלכם.